Utilizamos nossa expertise em todas as etapas da formatação do evento. Fazemos desde a pesquisa e definição do local e a preparação do estudo logístico e orçamentário à elaboração do cronograma de atividades e reuniões. A experiência conquistada em mais de 20 anos no mercado nos permite ter os melhores fornecedores do setor em nosso portfolio e cuidar da seleção, contratação e gerenciamento desses profissionais.

Fazemos o acompanhamento e produção da infraestrutura completa do evento. Entre os itens envolvidos estão a montagem de palcos, auditórios, stands e estruturas para exposição de trabalhos; a gestão de fornecedores de equipamentos audiovisuais, de informática e de tradução simultânea; a decoração dos espaços; a impressão de crachás e o controle com sistema de código de barras; e o acompanhamento da desmontagem do evento.

A Eventus atua em todas as demandas desse setor. Fazemos o planejamento e organização dos meios de hospedagem; o gerenciamento das reservas de voos e hotéis e a organização do sistema de traslados e de receptivo para palestrantes, convidados e participantes. Atuamos ainda na gestão de vistos e documentação para visitantes internacionais e na coordenação de profissionais como recepcionistas, seguranças e tradutores.

Nosso sistema online exclusivo de gerenciamento de inscrições permite inscrição e submissão de trabalhos. Todo o processo de avaliação também utiliza esse sistema, que pode ser customizado de acordo com as regras de cada evento. Gerenciamos também: envio eletrônico de cartas de aceitação de trabalhos e de pareceres dos avaliadores; e geração arquivos, recibos e certificados.

A Eventus faz o gerenciamento das equipes responsáveis pelo desenvolvimento da identidade visual e logo do evento, design do material de comunicação e elaboração de brindes. Além disso, acompanha todas as etapas de produção dos materiais. No setor tecnológico, gerenciamos a hospedagem e criação do site do evento, com características responsivas permitindo a visualização em todas as mídias digitais (computadores, tablets e celulares). Os organizadores também podem optar por um APP, com funcionalidades personalizadas de acordo com o evento.

Para a ampla divulgação do evento, elaboramos campanhas de marketing eletrônico, incluindo a preparação de peças de divulgação e de orientação ao participante em português, inglês e espanhol. Além disso, há o envio de emails- marketing pelo sistema Mailchimp, líder de mercado nesse setor. As newsletters são elaboradas em um formato que permite seu fácil compartilhamento na página de Facebook do evento e em outras redes sociais. Para o atendimento, além dos canais convencionais, disponibilizamos no site da Eventus um chat online para esclarecimento de dúvidas dos participantes

Atividades que permitem a socialização dos participantes são essenciais para um evento. Nessa área, fazemos a organização e administração dos serviços de Alimentos e Bebidas, como welcome coffee, lanches, almoços e coffee break, o planejamento de coquetéis e de eventos comemorativos e a produção executiva de jantares de gala e outras cerimônias de confraternização.

Oferecemos suporte na elaboração do projeto comercial do evento e auxiliamos em ações como: contato com potenciais patrocinadores; elaboração dos pedidos de auxílio às agências de fomento estaduais e federais (CAPES, FAPs, CNPq); comercialização de cotas de patrocínio; venda de stands e espaços publicitários; elaboração de contratos e acompanhamento de sua aplicação.

Entre os serviços prestados pós-evento estão a elaboração dos relatórios financeiros e a assistência na organização dos documentos contábeis para a prestação de contas junto a patrocinadores e agências de fomento. Nosso sistema permite ainda fornecer aos organizadores o banco de dados e as estatísticas do evento, além do envio eletrônico das cartas de agradecimento.